6 formatos de comunicación interna para conectarte con tu equipo

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Durante este último par de meses han surgido ciertas palabras clave que hemos aprendido a reconocer desde lejos y a asumir de inmediato una actitud al respecto. Cuarentena, confinamiento, teletrabajo, comunicación. Esta última, sobre todo, se ha convertido en la reina, porque contiene la llave para que la vida y sus actividades recuperen la “normalidad” o, por último, una día a día donde la planificación funcione. La conexión con los colaboradores se ha convertido en un fundamento del día a día de las empresas, y mientras más nos preocupemos de la comunicación, mejores resultados obtendremos.

En artículos anteriores hemos hablado de las ventajas de la comunicación digital. Hoy vamos a concentrarnos en comunicación interna.

Hasta hace bien poco, esta rama de la comunicación empresarial ha sido ignorada o menospreciada. Sin embargo, los colaboradores valoran la transparencia de una empresa y esa transparencia se crea a través de mensajes continuos y honestos.

Llevamos muchos meses trabajando la planificación y la implementación de estrategias y acciones de Employer Branding, muchas de ellas basadas en la comunicación, la transparencia y la reunión de personas de la empresa.

Hemos visto que funcionan, que motivan y generan engagement con nuestros colaboradores. Ahora que los tiempos se vuelven complicados es cuando más necesitan de este tipo de acciones, sobre todo para superar la incertidumbre que estamos viviendo.

Peter Drucker, filósofo y especialista en negocios, dijo hace más de cinco décadas que “el 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”. Si pensamos en esto y buscamos casos en la memoria, seguro que encontraremos bastantes.

Beneficios de las reuniones durante el teletrabajo

El ser humano es un ser social, necesita el contacto y la experiencia para crear lazos. Las reuniones se han vuelto indispensables, aunque no todos estén presentes en la oficina, para forjar lazos de compromiso con la empresa, el proyecto y los compañeros. Es necesario verse la cara, aunque sea a través de una pantalla.

Las personas sienten menos miedo y fortalecen su esperanza si mantienen el contacto. Además, entablar conversaciones sobre asuntos de trabajo puede ayudar a la motivación y a reducir el estrés por la incertidumbre del futuro.

Las reuniones durante el home office permiten:

  • Mantenerse al día sobre la situación de la empresa y las personas que la forman.
  • Establecer y revisar los objetivos. Empezar nuevos proyectos.
  • Reconocer logros del equipo. El 84% de los líderes de RR.HH. admiten que su programa de reconocimiento tiene un impacto positivo en las relaciones con sus colaboradores, la cultura organizacional y, sobre todo, el compromiso con la empresa.
  • Fortalecer vínculos entre compañeros. Según los psicólogos, mantener el contacto y ayudar a otros reduce el miedo y genera emociones positivas. Mantener el contacto entre compañeros puede ser un gran aliciente para reducir el estrés y la ansiedad que produce esta situación.

Para mantener estos vínculos, hay varias formas de establecer contacto. La tecnología ha permitido que, aunque no compartamos un espacio físico, sí podamos estar en el mismo espacio virtual.

6 formatos de comunicación interna

1. Videoconferencia

Aunque este método también sirva para contactar con clientes, es una buena idea para realizar reuniones de trabajo o sesiones informativas.

Hay diferentes normas de protocolo que son necesarias tener en cuenta si queremos realizar este tipo de sesiones con éxito y no perder a asistentes por el camino:

  • Espacio físico. Antes de empezar debes comprobar el encuadre, la luz y el sonido. Todos estos elementos influyen en la comunicación y transmiten un mensaje al resto de la audiencia.
  • Presentación personal. Es importante dar buena imagen al resto de colaboradores o clientes que participarán. Ten en cuenta el vestuario y la postura.
  • Desarrollo de la conferencia. Hay que asignar un día y hora para que todos lo anoten en el calendario. El tema debe estar bien preparado y los puntos que se tratarán deben estar planificados de antemano. Para que sea efectiva, debe durar entre 30 y 45 minutos y no más, ya que la capacidad de atención por parte de la audiencia se reduce. Reserva unos 10 minutos al final, para resolver dudas e interactuar.

Para que la videoconferencia tenga el éxito deseado, antes de practicar estos tres puntos es necesario asegurarte de que cumples con algunas condiciones externas, como un computador que corra con agilidad, una buena conexión a internet y un lugar sin mucho ruido.

2. Formación Online

Para nadie es un secreto: muchos de nuestros colaboradores y clientes tienen internalizado que la capacitación y el aprendizaje constantes son cruciales al momento de elegir la empresa en la que vayan a desempeñarse o con la que vayan a aliarse.

A nivel interno, los programas de formación no solo resultan atractivos para quienes quieran venir a trabajar con nosotros. También son un elemento clave en la retención de los trabajadores, además de representar un sello de garantía en cuanto a la realización de procesos específicos para el logro de objetivos de la empresa.

Las organizaciones compiten por tener a los mejores profesionales. Obtenerlos exclusivamente a través de la contratación es mucho más caro que invertir en ese talento que ya se encuentra dentro de la empresa y puede crecer si recibe la formación adecuada.

Ventajas de la formación virtual:

  • Versatilidad
  • Nuevas habilidades y más capacidades. Este punto es muy importante, sobre todo, si tu empresa pertenece a un sector en constante cambio. Un colaborador que se recicle de manera continua irá adquiriendo más y mejores aptitudes, y esta es una ventaja de la que nadie puede prescindir.
  • Menor resistencia al cambio e interactividad.
  • Ahorro de costos. Los eventos presenciales implican siempre una inversión en dinero, por mínima que sea. Con la formación virtual generamos un ahorro de presupuesto, a veces bastante significativo, que podríamos invertir, por ejemplo, en mayor capacitación o en tecnología que nos ayude con nuestro trabajo.
  • Engagement. La formación, como experiencia y mejora de las propias competencias, genera vínculos positivos entre un trabajador y la empresa.
  • Distinción frente a la competencia.  Dejando aparte el factor remuneración, cuando los candidatos y colaboradores deciden qué empresa les parace más atractiva toman en cuenta dos puntos, posicionamiento de empresa y planes de carrera. Ambos logran destacar gracias a los programas de formación.

¿Y qué tipo de formación puedes dar a tu equipo en estos momentos?

  1. Formaciones internas donde alguien del equipo prepara material y entrega información y conocimiento adicional sobre un aspecto del trabajo.
  2. Webinars donde la temática podrá ayudar a mejorar el rendimiento de esa persona o de su área.
  3. Cursos universitarios o de escuelas de negocio, que pueden mejorar sustancialmente un conocimiento, habilidad o practica que el colaborador necesite para desarrollar su carrera.
  4. Tutoriales.

3. Coffee Stand Up

¿Cómo puedo medir la productividad de mis colaboradores? ¿Qué hacen con el tiempo que tienen? ¿Cómo va el proyecto?

Las reuniones de productividad suelen suponer mucho trabajo y a veces no son bien vistas por parte de los colaboradores. En algunas empresas sucede a la inversa, los colaboradores no saben realmente qué hacen las gerencias o los directivos de la empresa.

Los Coffee Stand Ups pueden resultar una buena estrategia para medir la productividad del equipo y a la vez lograr una instancia un poco más relajada que una videoconferencia o una reunión de productividad.

Para ello, de forma virtual, un equipo nos presenta el proyecto, cómo se ha llevado a cabo y los resultados, mientras el resto del equipo se toma un café

Esto permite poner al día sobre ese proyecto al resto de los equipos y obtener feedback de los resultados obtenidos hasta ahora.

Es una manera perfecta de que el equipo completo se relacione y conozca qué, cómo y hacia dónde están trabajando sus compañeros. Además, si la empresa es grande, servirá para conocerlos un poco mejor,

Para los que hablan, es un momento de visibilidad, de protagonismo y de poder compartir la pasión que los motiva en su día a día de trabajo,  y por eso mismo es importante que cada sesión está a cargo de un anfitrión distinto. Hagamos hincapié, por supuesto, en que en que cada cual necesita compartir su conocimiento de manera sencilla, para que todo el mundo pueda entender el mensaje.

4. Video entrevistas

Y si hablamos de reuniones a distancia, los gestores de Recursos Humanos no podemos olvidarnos de las video entrevistas.

Esta una de las funcionalidades incluidas en la solución SherlockHR y permite conocer a los candidatos gracias al envío de preguntas que ellos deben responder en vídeo.

Con la video entrevista de Sherlock obtienes las siguientes ventajas:

  • Evitar desplazamientos
  • Enviar una batería de preguntas al candidato para que las responda
  • El candidato graba las respuestas y las envía al reclutador
  • Las respuestas siempre quedan almacenadas en el CV del candidato dentro de la plataforma, todo el equipo puede acceder a ellas en cualquier momento.
  • Posibilidad de filtrar al candidato sin necesidad de una entrevista presencial.
  • Puedes revisar la entrevista con mayor profundidad: qué dice, cómo lo dice, cuál son las expresiones y el lenguaje no verbal, etc.

5. Onboarding

El 20% de las nuevas incorporaciones se plantean dejar el trabajo desde el primer día. Por ese motivo el onboarding o proceso de acogida es de suma importancia para que un colaborador gane rápidamente agilidad, productividad y autonomía, con el mínimo estrés.

Consiste en hacer que la nueva incorporación se integre a su equipo y organización de manera eficaz.

Los colaboradores que han recibido un onboarding efectivo están 18 veces más comprometidos con la organización que aquellos que han tenido un proceso deficiente.

Según los profesionales de la gestión de recursos humanos, durante este proceso se potencian la autoconfianza, la claridad sobre el cargo, la integración social dentro de la empresa y el conocimiento de la cultura de la organización.

¿Cómo debe ser un buen onboarding?

  • Enviar el contrato con anticipación
  • Dosificar la información que se le da al nuevo integrante
  • Hacer rondas de presentación
  • Pautas para la gerencia, para consolidar las habilidades
  • Posibilitar la resolución de las dudas administrativas sobre la contratación
  • Seguimiento del proceso

Las empresas con programas de onboarding retienen un 66% más a los nuevos empleados. Esta es una estadística que entrega RH PAE News, empresa dedicada a las soluciones en Recursos Humanos en Latinoamérica.

6. Team Building

El Team Building consiste en tratar de entender, apreciar y desarrollar al máximo las capacidades de una persona y luego, con esta y otras personas, crear un equipo unificado y con los mismos objetivos.

Los beneficios de realizar actividades de team building son:

  1. Aprender a trabajar en equipo
  2. Mejorar la comunicación entre todos los miembros
  3. El líder puede conocer mejor a su equipo y qué tipo de guía necesita
  4. Compañerismo y comprensión
  5. Fomentar la cultura organizacional
  6. Mejora los resultados de la empresa

Hay empresas que durante esta cuarentena han desarrollado actividades para realizar en equipo.

Por ejemplo, han creado dinámicas para hacer ejercicios juntos, de esta manera se motivan unos a otros. La multinacional alemana Henkel invita a sus colaboradores a subir a su intranet imágenes de estos momentos compartidos a distancia.

Otra actividad que ha ayudado a trabajar en equipo son las reuniones con los pequeños de la casa y la asignación de tareas. DirectTV, por ejemplo, está compartiendo con todos sus clientes el canal llamado Escuela Plus, que ofrece contenido educativo a todos los niños del país.

La empresa mexicana Fugro ha impulsado una estrategia relacionada con el team building. Esta actividad ha sido bautizada como “El postre” y consiste en reunir al equipo de trabajo a través de una videollamada después de la hora de la comida, con la intención de compartir su postre favorito juntos y hacer una especie de sobremesa que permita a los colaboradores liberar estrés y pasar un rato agradable.

Son 6 los ejemplos de excelentes herramientas que pueden ayudarnos a conectarnos con nuestros equipos y a fortalecer las relaciones a través de la comunicación. Es el mejor momento para explorarlas e ir creando nuestra propia estrategia para el futuro. La mayor inversión que requieren es creatividad y el retorno es, nada más ni nada menos, una empresa cohesionada y preparada para lo que se viene.

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