Ahorra tiempo con la automatización de los procesos

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La era digital ha permitido que muchas áreas de empresa ahorren tiempo y acorten sus procesos, gracias a la automatización. Estos procedimientos (o métodos o técnicas) llegan también al área de Recursos Humanos.

La automatización permite ganar tiempo en los procesos de selección. Los vuelve más ágiles y eficientes, ahorrando al reclutador el tiempo invertido en en tareas burocráticas o repetitivas y ganando tiempo de calidad con los candidatos.

¿Qué es el Smart Recruiting?

El Smart Recruiting o “automatización de los procesos de selección” consiste en usar la tecnología para optimizar los pasos necesarios para la captación y selección de personal.

Gracias a la automatización el reclutador reduce tiempo en la preselección y puede invertir parte de su jornada en las personas, detectando a los candidatos que mejor encajan en el perfil de la vacante.

La automatización se produce de la mano de funcionalidades que permiten un filtrado casi inmediato de los CVs, arrojando una cantidad manejable de candidatos con un alto grado de adecuación a la vacante.

Beneficios del Smart Recruiting

Tal como hemos comentado, el uso de procesos automatizados en la selección de personal aporta estos 4 beneficios principales:

  1. Aumento del tiempo que se le puede dedicar al candidato. Cuando se aplica la automatización a las diferentes fases del proceso, el resultado es que se filtran y se localizan los CVs más adecuados a la vacante. Como este proceso ya no se realiza de manera manual, se evitan los sesgos subjetivos o de “urgencia” que pueden hacer que el reclutador pase por alto detalles importantes de los CV que revisa. Al reducir el trabajo de preselección manual, aumenta el tiempo que se puede dedicar a cada una de las candidaturas que más se ajustan al perfil.
  2. Aumento de la calidad de CVs: al usar filtros automáticos, el número de CVs adecuados es manejable y con un alto grado de adecuación al perfil que se tenía en mente a la hora de publicar la vacante. Gracias a eso el reclutador puede dedicar tiempo a conocer mejor al candidato, ya que revisará menos currículos, analizando cada postulación con mayor detenimiento.
  3. Mejora la experiencia del candidato: con el uso de Smart Recruiting el candidato va siendo informado, de forma automática, según avanza o no en el proceso. La comunicación se vuelve personalizada y continua, y esto aporta a que el candidato se sienta acompañado y tenga una buena experiencia durante el proceso. Esto es de suma importancia, ya que el 80% de los candidatos dicen que no están dispuestos a postular nuevamente a una empresa que no les notifica oportunamente el estado de su candidatura.Una mala experiencia del candidato puede hacer que la reputación de marca salga perjudicada, además de perder posibles clientes y candidatos futuros.
  4. Mejora la efectividad del área de RR.HH: gracias al panel de control, puedes estar al tanto de los canales que más candidatos aportan, los reclutadores que más contrataciones han llevado a cabo y el tiempo en el que se cubre una vacante.

¿Qué partes del proceso podemos automatizar?

Pongamos el foco en las cifras. Cada vacante se publica en una media de 4 canales o más y por cada cargo ofertado recibes una media de 250 CVs. Dependiendo de la vacante, esta cifra es, muchas veces, mayor.

En un proceso tipo, las candidaturas suelen llegar por más de un canal. A veces llegan incluso duplicadas, lo que hace que, el trabajo del reclutador, a su vez, se duplique y multiplique hasta volverse inabarcable. Es en este momento cuando hemos de recurrir a las herramientas que nos ayudarán a automatizar el proceso y obtener la cantidad manejable y adecuada de CVs para una vacante. Veamos qué partes del proceso podemos automatizar total o parcialmente:

  1. Publicación de la vacante: Gracias al uso de un software de reclutamiento se puede hacer multiposting de la vacante. Es decir, con un solo clic se publica en diferentes canales a la vez. Luego, a través de una sola plataforma, se revisa la totalidad de los CVs que llegan, eliminando los duplicados.
  2. Filtraje de currículums: Existen diferentes funcionalidades que pueden ayudarnos en el filtraje automático de candidatos. Destacan, por ejemplo, las preguntas filtro o los tests, que eliminan candidatos según los criterios que definamos.
  3. Kit de entrevistas: Está claro que la entrevista es una de las partes más importantes del proceso y en las que el reclutador puede aportar más valor, desde muchos puntos de vista diferentes. Sin embargo, hay partes de la entrevista que también se pueden automatizar, sobre todo las que corresponden a etapas previas y posteriores. En el caso de varios entrevistadores, es posible trabajar con información compartida.
  4. Comunicación con el candidato: Todos sabemos que, si una persona ha pasado por un proceso y no ha encajado, eso no quiere decir que no pueda ser una buena opción para el futuro. Por eso es importante que, aunque quede descartado por el momento, se lleve una buena impresión de nuestra empresa, como marca empleadora. Los mensajes automáticos personalizados permiten proporcionar feedback en cada parte del proceso, tanto para el candidato como para otros reclutadores implicados en el proceso. Un candidato bien informado se quedará con una buena experiencia de usuario.
  5. Evaluaciones por parte de los miembros del equipo de reclutamiento: Crear un sistema de puntuación y compartir la información entre los diferentes miembros permite ahorrar tiempo y eliminar el temido Excel. Estas evaluaciones permiten que una candidatura no quede pendiente y establece qué puntos deben tenerse en cuenta para encontrar al candidato persona.

Funcionalidades para automatizar el proceso de selección

Actualmente hay funcionalidades que te ayudarán en tus tareas diarias, además de aumentar la eficiencia de tu área de RR.HH.

Algunas de las funcionalidades ya están disponibles en CompuTrabajo. Si todavía no las usas, ha llegado el momento de hacerlo.

  • Killer Questions: las preguntas de filtrado permiten localizar a los candidatos más aptos para continuar en el proceso o incluso asignarles puntuación para crear un ránking. Averigua mucho más sobre esta funcionalidad aquí.
  • Grado de adecuación: este porcentaje se calcula con una fórmula que compara 30 campos entre la vacante y el CV del candidato. La automatización permite que, si un candidato no obtiene un grado de adecuación mayor a X, quede automáticamente archivado en la fase del proceso que definamos.
  • Test de idioma: gracias a los tests podremos saber si el candidato tiene el nivel necesario para desarrollar de forma óptima la tarea asignada al puesto de trabajo. Tal y como ocurre con el grado de adecuación, si el candidato no supera el test con una nota media definida previamente por nosotros, puede quedar descartado del proceso. De ese modo el reclutador ahorra el tiempo de corregir y filtrar esos CVs en una fase más avanzada.
  • Test a medida: esta funcionalidad está disponible en Sherlock, el Software de Reclutamiento, y permite a las empresas crear un test totalmente acorde a sus necesidades. Ayuda a filtrar a los candidatos, por ejemplo, según sus habilidades específicas y cómo coinciden con las que necesitamos para cubrir la vacante.
  • Kit de entrevistas: es obvio que las entrevistas no se pueden automatizar, pero la tecnología facilita el agendamiento de reuniones con los candidatos y administrar la puntuación luego de cada una de ellas. El kit permite unificar que todos los candidatos reciban las mismas preguntas base, que cada entrevistador añada sus anotaciones y puntúe al candidato. Esta herramienta también puede usarse con gerentes o miembros del equipo que, aunque no formen parte de RR. HH, intervengan de todas maneras en el proceso de selección y reclutamiento de personal.

También es importante añadir que es posible crear reglas para que un candidato supere o no la fase. Por ejemplo, si tanto el gerente de área como la reclutadora dan el visto bueno al candidato, este pasa a la siguiente fase, de manera automática.

  • Comunicación automática: por último, aunque sin restarle importancia, la comunicación debe ser constante. Sabemos que esto le quita mucho tiempo al equipo de reclutadores y muchas veces la comunicación no es tan eficiente o constante como debería. Gracias a la automatización se pueden definir reglas que envíen correos personalizados a los candidatos para comunicarles en qué fase del proceso se encuentran, si deben realizar algún test, si han pasado a la siguiente etapa e incluso si han sido descartados del proceso. Mantener el contacto con el candidato hace que este se sienta valorado y recomiende la empresa, aunque no haya sigo el seleccionado para cubrir la vacante.

El Smart Recruiting o automatización de los procesos de selección es el conjunto de funcionalidades que todo buen software de reclutamiento debería incluir. Te animamos a conocer más sobre estas funcionalidades y sobre Sherlock, el software de reclutamiento con el que CompuTrabajo colaborará en exclusiva a partir de 2019. No dudes en contactarte con nosotros.

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