Comunicación automatizada, esencial para la experiencia de candidato

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En toda estrategia de Recursos Humanos debe haber una parte dedicada a la comunicación, tanto con los colaboradores como con los candidatos.

En un proceso de selección los mensajes son vitales ya que guían al candidato durante la instancia y lo mantienen informado. Es una manera de entregarle una buena experiencia a la persona.

Beneficios de mantener informados a los candidatos

Al 79% de los candidatos le parece pésimo no recibir información o actualizaciones luego de postularse a una oferta.

Opinan que es mejor recibir un mensaje que les avise que no quedaron seleccionados. No recibir nada es mucho peor.

Según BCG Study, cuando una empresa mantiene buenas prácticas de contratación, experimenta un incremento del crecimiento 3 veces mayor que otra empresa con pésima experiencia del candidato.

En un mundo ideal, la comunicación debería darse personalmente, caso por caso. Pero esto no es viable, primero por el tiempo con el que cuenta el reclutador y luego por la cantidad de candidatos que postulan a una vacante (casi 250 por cada una). En este punto entra Sherlock, el software de nueva generación: a través de sus funcionalidades, es posible automatizar y personalizar los mensajes y así mantener informados a los candidatos.

Sherlock HR permite elaborar plantillas de mensajes para cada vacante. Además, dispone de comunicaciones automáticas que el sistema envía por defecto a los candidatos según la fase en la que se encuentre.

Tipos de comunicación en Sherlock

1. Al candidato

  • Te has inscrito correctamente: este mensaje se envía de forma automática a todos los postulantes. Esto le da tranquilidad al candidato, ya que el sistema informa que ha recibido el currículum correctamente.
  • Debes realizar un test: cuando en una de las etapas hayas programado un test, este se envía de forma automática con el test asignado (inglés, francés, español y test a medida). El candidato recibirá un correo con un link para realizar la prueba correspondiente, sin necesidad de asistir presencialmente.
  • Descartado: cuando un candidato no cumple con los requisitos y pasa a la carpeta de descartados, el sistema le envía un mensaje informándole que su candidatura no sigue en el proceso. Este mensaje se puede programar para que, en lugar de llegar a los 5 minutos de la candidatura, llegue a los 7 días de la postulación, con lo que la percepción del candidato será que le hemos dedicado tiempo y hemos revisado su CV. Esto ha sido así en la práctica, pero en lugar de hacerlo manualmente, se ha hecho con filtros automáticos disponibles en Sherlock.

Si te interesa cómo filtrar de forma automática no te pierdas el artículo sobre Smart Recruiting o automatización de procesos.

  • Eres finalista: por el contrario, si el candidato llega a la etapa final, Sherlock envía un mensaje a la persona seleccionada y le comunica la noticia positiva.

2. Al resto del equipo

  • Nuevos inscritos: las notificaciones te avisan de los nuevos candidatos que han postulado a las vacantes que tienes abiertas. Este aviso es una forma de saber si hay perfiles para revisar y que así la candidatura no se quede parada.
  • Candidato duplicado: es una de las ventajas más competitivas de Sherlock. Si un candidato llega a través de más de un canal, el sistema te avisa para que solo almacenes el CV más completo. Lo interesante es que Sherlock permite combinar ambos currículos y quedarte con una versión personalizada y ampliada. Es un modo fácil, rápido y eficaz para mantener una base de datos activa y limpia.
  • Test pendiente de revisar: tal y como sucede con los nuevos candidatos, Sherlock informa al reclutador cuando una persona ha realizado un test y hay una corrección pendiente. Todas estas comunicaciones con el reclutador están pensadas para recordar al equipo las tareas pendientes y evitar atrasos en el proceso.

Crea tus propias plantillas

Puedes crear plantillas propias y personalizar el mensaje. Para ello debes entrar en Configuración y buscar en el lateral izquierdo la opción “Plantillas de Email”.

Al hacer clic accederás a una pantalla donde podrás añadir el nombre de la plantilla, el asunto y el texto. Recuerda que cuentas con tags para personalizar el mensaje.

Guarda la plantilla. Para aplicarla, selecciona el candidato al que se lo quieres mandar y dale ícono del sobre.

En estos casos deberás seleccionar manualmente a qué candidatos les quieres mandar ese correo.

Es una buena opción para etapas avanzadas del proceso, donde cuentas con un número manejable de currículos.

Buenas prácticas para tus comunicaciones con los candidatos

Personaliza el mensaje

Usa las etiquetas de las que dispone Sherlock para personalizar todos los mensajes con el nombre de la persona y la vacante a la que postula.

Existen muchos más tags disponibles, para que tus mensajes sean lo más detallados y personalizados posibles.

Recuerda que los mensajes personalizados tienen una mejor aceptación y dan al candidato la sensación de que la empresa le ha dedicado tiempo. Cuida que la redacción sea amable y sin ambigüedades.

Usa los mensajes para transmitir los valores de marca

Cada comunicación con el profesional es una oportunidad de mostrar tu marca y los valores de la empresa.

Seguramente la empresa usa un manual de estilo: guíate por él para redactar los emails, para que de ese modo los mensajes plasmen cómo es la empresa. Si tienes dudas, un buen consejo es hablar con el departamento de Marketing y Comunicación para que te echen una mano. Si te reciben con sorpresa, explícales que cualquier candidato es un posible cliente, incluso si no queda seleccionado.

Da una buena experiencia al candidato

La experiencia que tiene la persona es importante. Los candidatos se han convertido en los clientes del equipo de recursos humanos y por eso cómo haya sido la experiencia que han tenido impactará en la percepción y en la reputación de marca empleadora.

El 80% de los candidatos no volvería a postular a las ofertas de empleo de una empresa si ha tenido una mala experiencia.

Entregarles a los candidatos un proceso de selección positivo ayudará a aumentar tu reputación y te facilitará postulantes de calidad para próximas vacantes. Además, tu empresa será recomendada por parte del candidato, atrayendo talento y nuevos clientes.

Automatiza parte del proceso

El Smart Recruiting consiste en usar la tecnología a tu alcance para definir el proceso y que el filtraje automático de CVs te permita dedicar tiempo a las estrategias de valor.

Entre las partes que puedes automatizar se encuentra el filtraje de currículos, los test, el grado de adecuación, el kit de entrevistas (preguntas y tarjeta de evaluaciones), comunicaciones y elaboración de informes.

Base de candidatos activa y actualizada

Sherlock permite contar una base de datos actualizada, ya que avisa de todos los candidatos duplicados y también guarda las evaluaciones, test y comentarios que ha hecho un candidato durante cualquier interacción con la empresa.

De este modo, en el sistema no solo queda almacenado su currículum, sino que también todos los contactos y evaluaciones que ha realizado. De este modo, cuando haya futuras vacantes más adecuadas a estos perfiles, el talento puede estar más al alcance, disminuyéndose el gasto en tiempo y trabajo de selección.

Así, pues, tener una base de datos propia puede ahorrar en costos de contratación y agilizar los procesos: tal como un buen vendedor posee una cartera de clientes, aquí RR.HH. cuenta con una cartera de talento. Recurriendo a esta, en lugar de publicar el contenido en diversos canales, basta con contactar directamente a los candidatos. En el fondo, a mediano plazo estarás armando equipos, con nombres y apellidos, en el mismo día en que se definieron los objetivos. No es algo menor.

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