Consejos para el teletrabajo: buenas prácticas en tiempos del Coronavirus

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Trabajar a distancia es algo que la cultura empresarial chilena casi desconoce. Pero en este momento, con la propagación del Coronavirus, muchas empresas se verán obligadas a implementar esta medida. El objetivo es cumplir con las responsabilidades hacia la sociedad y hacia los colaboradores. En el caso de una cuarentena, estaremos hablando de cumplir con obligaciones legales.

Este escenario social supone nuevos retos para las empresas que aún no han experimentado el trabajo a distancia y que creen que supondrá una gran perdida para la empresa.

El teletrabajo o home office es una realidad en algunos países. En Brasil o Argentina, por ejemplo, casi el 10% de los colaboradores económicamente activos tienen esta opción.

Las grandes ventajas de esta modalidad de trabajo están en el ahorro en costos fijos y, para los colaboradores, el tiempo de traslado.

Hoy queremos compartir con ustedes nuestro conocimiento sobre el teletrabajo y entregar consejos para que la transición desde el trabajo en oficina sea lo más suave y productiva posible.

Situación en Latinoamérica

Un reciente informe sobre esta cuestión señala que América Latina presenta un escenario favorable, aunque en distintos niveles, para su implementación. En México entre el 2 y el 4% de los trabajadores lo realizan por lo menos una vez a la semana. En Chile, hasta octubre de 2019, apenas el 1% de los trabajadores cumplía sus funciones en modalidad a distancia y hasta el momento el Código del Trabajo ni siquiera la contempla.

Pero la situación está cambiando y, si al respecto no existió proactividad, debemos procurar al menos una buena reactividad. Este es un fenómeno que va en aumento debido a los nuevos patrones productivos, la introducción de nuevas tecnologías y la globalización.

Luego del 18 de octubre, por ejemplo, la dificultad en los desplazamientos actuó de empujón para que muchas empresas implementaran modalidades acotadas de teletrabajo, con éxito.

Cualquier empresa que se haya atrevido a dar el salto habrá percibido ciertos beneficios, como la disminución del impacto ambiental y la reducción de costos. De hecho, según la firma tecnológica Citrix la empresa puede llegar a reducir un 30 por ciento sus costos de operación.

Evitar los desplazamientos también supone una ganancia de tiempo para el colaborador y permite flexibilizar los horarios para compaginarlos con la vida familiar.

Esta medida también ayuda a mejorar los niveles de contaminación. Por ejemplo, la cantidad de dióxido de nitrógeno atmosférico (NO2) ha disminuido un 25% en China desde la implantación de las medidas para frenar el avance de Covid-19. El paro del tráfico aéreo y terrestre supone una bajada del consumo de combustibles fósiles (petróleo, gas, carbón, etcétera), que supone una reducción del 6% a nivel global de los gases de efecto invernadero.

Sí, así es. Podemos esperar, a mediano plazo, incentivos fiscales a las empresas que reduzcan la huella de carbono que representan los traslados de sus colaboradores.

Para tomar como ejemplo una realidad laboral compatible con la chilena, tenemos el caso de una  prueba de home office en México, en 2019. 4000 servidores públicos de la Oficialía Mayor y la Secretaría del Trabajo y Fomento al Empleo fueron invitados y acompañados para cambiar el trabajo presencial por el teletrabajo. Los resultados fueron muy positivos: el 51% de los participantes mejoraron su productividad, el 75% ahorró en transporte y el 80% mejoró su estado de ánimo.

Transición de trabajo a teletrabajo

Aunque la situación excepcional haga que sea necesario tomar estas medidas sin tener mucho tiempo para la transición, es necesario realizar de forma coherente y con organización todo lo necesario para poder implementarla con éxito, sin causar desconcierto a colaboradores ni líderes de equipo.

1. Decidir qué herramientas se van a usar para mantener el contacto y la comunicación

Es necesario que la empresa decida de forma unánime qué herramientas y plataformas serán las preferentes para mantener el contacto. Aunque la mayoría de las personas que trabajan en una empresa ya utilizan el correo electrónico y otras plataformas de comunicación instantánea como Slack o Skype, pueden implementarse nuevas herramientas para mantener las reuniones o para la toma de decisiones. Para que esto sea posible y este perfectamente implementado, el departamento de Sistemas deberá preparar los equipos para que todo funcione como un reloj.

Si bien los canales disponibles son muchos, usar demasiados supone distracción y pérdida de concentración. Es importante minimizar la cantidad de estas herramientas, establece una o dos líneas oficiales.

2. Establecer roles para liderar los equipos en remoto

Cambiar la forma de trabajo puede provocar alteraciones en el liderazgo. Es necesario que los líderes y gerencias de los equipos cuenten con las consignas necesarias para transmitirlas a su equipo y seguir trabajando por los objetivos.

También es aconsejable contar con un grupo de expertos que hayan trabajado de forma remota con anterioridad. Estas personas pueden responder las dudas que surjan.

Algo importante es documentar los desafíos en tiempo real y asignar equipos para ir solventando los problemas que surgen durante el camino.

Las reuniones a distancia deberán ser documentadas y el acta se enviará a todos. Aunque cuando se trabaja de forma presencial hay reuniones que no tienen acta, en los casos de teletrabajo es mejor ir documentando todo lo que se hace, para intentar mantenerse al día.

Para las empresas que ya tengan una política de documentación será más fácil implementar el teletrabajo. En aquellas que no la tienen aún, es el momento de construirla.

3. Documento de buenas prácticas

Para que todos los colaboradores sepan qué deben hacer y de qué manera, es necesario que la empresa, con ayuda del departamento de Recursos Humanos, elabore un documento de buenas prácticas para acudir a él y crear formas óptimas de trabajo.

El documento que resulte debe estar en línea, para que pueda ser consultado por todos. Habilita un canal para preguntas y, si son muy frecuentes, añade la respuesta al documento.

Aunque parezca banal, es de vital importancia que tus colaboradores sepan gestionar este cambio y evitar que la transición les suponga altos niveles de estrés o desconfianza.

Consejos para teletrabajar de forma correcta

Hay varios consejos que permiten trabajar a distancia y aumentar la productividad.

1. Establece un horario y una rutina. Puede suceder que las tareas no se terminen o bien que se trabaje mucho más, por eso es útil predeterminar un horario y crear un hábito para ir tomando consciencia de cuándo estamos trabajando y cuándo no.

2. Evita las distracciones: cierra todas las redes sociales e intenta focalizarte solo en lo que tienes entre manos. Este consejo, útil cuando se trabaja desde la oficina, es fundamental en estas nuevas circunstancias.

3. Delimita un espacio en casa para trabajar. No es aconsejable trabajar desde la cama o el sofá, es necesario que dispongamos de un espacio dedicado en exclusiva para esta tarea. Si tienes niños, para ellos será más fácil ver cuando estás trabajando y sus peticiones deben reducirse. Un buen espacio laboral debe contar un una mesa y silla cómodas, luz natural y espacio para desarrollar tus tareas.

4. Autodisciplina y organización: cuando estamos en la casa los jefes no están con nosotros, sino conectados. Por ese motivo, es crucial que cada persona se marque los plazos y tiempos para terminar con las tareas que se asigne. Si tiene dudas sobre las prioridades, siempre puede conectar con su superior a través de los canales habilitados.

5. Tomarse recreos: aunque no lo parezca a primera vista, en la casa suele haber menos distracciones que en la oficina, incluso si hay niños, ya que no hay compañeros, ni reuniones improvisadas en el pasillo, llamadas constantes, etcétera. Esto significa que los colaboradores están concentrados durante periodos mayores, con la consiguiente alza en la productividad. Sin embargo, precisamente por esto, es necesario favorecer la recuperación mental a través del descanso.

Es bueno hacer una pausa de 5 minutos cada 25 de trabajo. En ese lapso lo ideal es aprovechar para para levantarse, tomar agua, estirar las piernas…. Y cada dos horas otra pausa, más larga, , de unos 20 minutos. Levantarse ayuda a relajarse despejarse, y entrega la capacidad de volver a las tareas.

En las empresas donde hay una fuerte cultura de “estar en la oficina”, este cambio supone un desafío. Pero hay que advertir que es una estrategia que va evolucionando y adaptándose para encontrar la solución ideal.

Y si queremos un ejemplo concreto para decidirnos, Microsoft lleva tiempo implementando el teletrabajo. ¿Sus resultados? 30% de aumento en la productividad de un equipo.

Convengamos que esta estrategia no estaba en la mente de muchas empresas. Sin embargo, el imperativo en este momento es proteger a los colaboradores y a la sociedad, y es algo que habrá que adoptar, como máximo, de aquí a la próxima semana. Como empresa que se encuentra en la misma situación, queremos contarles que en CompuTrabajo implantamos esta medida y que lo hemos hecho con una actitud positiva: nos consta que, procediendo correctamente, los beneficios pueden ser muy altos. Aprovechemos la coyuntura para mejorar nuestro rendimiento futuro.

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