Crear y favorecer la cohesión de un equipo trabajando a distancia

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No es lo mismo trabajar en equipo que tener un equipo cohesionado. Para conseguir esto es necesario crear y fomentar la relación entre los miembros del equipo, aunque se trabaje a distancia.

En un equipo cohesionado se ha creado un vínculo entre todos los miembros, que se sienten seguros y parte de un todo. Esta identidad es lo que hace posible que  cada uno se responsabilice de su parte y haga suya la meta propuesta conjuntamente.

Los equipos que trabajan de esta manera son los que obtienen mejores resultados. Hasta hace un año crear una relación de vínculo entre personas era algo que podía lograrse en las oficinas, en los espacios comunes y en las actividades grupales.

Sin embargo, desde 2020 muchos colaboradores trabajan desde su casa y se sienten más distanciados y desconectados de sus compañeros y empresas.

En muchas personas este distanciamiento provoca reacciones adversas:

  • Menor implicación y productividad
  • Dificultades para la coordinación
  • Sensación de impersonalidad

La solución que muchas empresas implementaron al respecto fue aumentar el número de reuniones, pero sin crear espacios de comunicación entre los equipos.

Principales problemas durante la pandemia

Estos últimos meses hemos estado hiperconectados. Estuvimos a tope haciendo videollamadas, respondiendo mensajes y trabajando más horas…

También teníamos un problema de digestión de información. Esta hiperconectividad nos daba mucha comunicación, pero a veces poca información y poco tiempo para asimilarla.

Cuando llegábamos al trabajo, podíamos tomarnos un café con los compañeros y enterarnos sobre cómo iban sus proyectos. Ahora, a distancia, esas comunicaciones se han vuelto inexistentes y muchas dependen del departamento de Recursos Humanos.

Hemos tenido que aprender y adaptarnos a esta situación, a los nuevos entornos y herramientas. Hemos sacado adelante, no sabemos ni cómo, las pegas y las empresas.

Han pasado 10 meses y es importante que hagamos una reflexión profunda sobre lo que han supuesto, qué beneficios e inconvenientes han traído para la empresa y la gente, y empezar a establecer buenas prácticas para no perder el compromiso del equipo.

Tácticas para la cohesión de equipos

Las relaciones a distancia se deterioran. Si tener pareja en otra ciudad o en otro país ya es difícil, cómo será una relación colaboral. Si no se alimenta esta relación de forma constante y con esmero, la pila no le va a durar mucho.

Establecer una línea de acción para revitalizar estas relaciones a distancia nos ayudará a:

  • Mejorar la productividad y el desempeño
  • Mejorar la atracción y retención del talento
  • Obtener mayor conciliación, motivación y compromiso
  • Mayor flexibilidad y organización del trabajo

Fortalecer los lazos y trabajar en las relaciones a distancia son acciones que se desarrollan en dos ámbitos: los eventos a nivel corporativo y los eventos a nivel personal.

1. Eventos profesionales y corporativos

La empresa deberá destinar áreas y espacios para fomentar la comunicación y el trabajo colaborativo.

Corresponde a la empresa determinar qué herramientas usarán los miembros de la organización para comunicarse diariamente.

Asimismo, hay que establecer cómo serán las reuniones en videollamada y qué canales se usarán dependiendo de las necesidades de los equipos.

En este momento tenemos una saturación de videollamadas. Es importante verse la cara para mantener el compromiso, pero no debemos descuidar que hay muchos más canales que nos pueden servir y entregar mayor retorno.

Deja las videollamadas para las comunicaciones en equipo y usa el resto de herramientas para solventar problemas con mayor agilidad. Por ejemplo, podemos usar Skype para las consultas puntuales, el email para el envío de documentos y avisos de convocatorias y el teléfono para consultas que no se pueden solucionar por medio de mensajes.

La saturación y la hiperconectividad están trayendo malas consecuencias para varias herramientas: de aumentar la productividad, están pasando a ser contraproducentes cuando estamos creando equipo.

Encender la cámara ayuda cuando se trata de reuniones semanales o diarias con todo el equipo, que permitan ver las expresiones del resto y necesitamos que se produzcan interacciones entre varios miembros. Pero cuando lo único que queremos es traspasar información, sobra.

Antes de terminar saturados, es importante que pensemos bien la comunicación interna e institucional: qué mensajes se comunicarán, cómo se hará y qué canales se usarán. No todos los canales sirven para lo mismo ni consiguen los mismos objetivos.

2. Eventos y mensajes entre compañeros

Compartir el cafecito, comentar algo más allá del trabajo pendiente, despejar las tazas… son pequeños actos que logran que un equipo sea realmente un equipo. Hay organizaciones que han creado salas para compartir el café y las colaciones o que fomentan grupos de lectura o música para interactuar más allá de los meramente laboral.

Más allá de los problemas

Hemos visto crecer la cantidad de mensajes empresariales. Esta información ha provocado que, en algunos casos, muchos colaboradores sientan inseguridad sobre el futuro.

Es importante que todas las personas sepan cómo va el negocio. Sin embargo, para disponer de datos confiables y legibles, puede que no sea necesario que dicha información sea entregada cada día, sino de manera semanal o quincenal.

En este períodos tan incierto, es importante reconocer y dar voz a las buenas noticias, a los logros aunque sean pequeños e incluso a las actividades: así se fomenta el sentido de pertenencia.

Todo depende de la cultura de la empresa y de los cambios implantados en la mentalidad de directivos y colaboradores.

Hemos identificado 2 grandes retos que surgen en la búsqueda de mantener el compromiso del equipo:

                1. Líderes aptos para trabajar en la distancia: es primordial formar a los líderes para que sepan cómo relacionarse con los colaboradores en estos duros momentos y fortalecer la confianza entre ellos y el equipo.

Trabajar de manera cohesionada aumenta la motivación, la eficiencia y la colaboración. Los liderazgos también forman parte del equipo y deben ser los principales precursores de esta filosofía de trabajo.

                2. Desconexión: la gente no solo trabaja, aunque tenga que estar en su casa y reducir su vida social. Es necesario saber respetar los tiempos de desconexión y no crear la ansiedad de tener que responder al minuto.

La mayoría de los colaboradores está usando el tiempo que se ahorran en transporte para pasar más rato con su familia o estudiar. Siempre es necesario establecer horarios, aunque ahora deben mucho más flexibles: es imprescindible que las personas tengan la oportunidad de descansar del trabajo cuando no están activamente en su puesto.

Cuando se trabajaba de forma presencial, había rutinas que ordenaban el día y luego, una vez que llegaba la hora de salida, las personas se podían desconectar, en teoría, con facilidad.

Sin embargo ahora, al compartir el mismo espacio para trabajar y descansar, lograr la desconexión se vuelve más difícil. Si la empresa no establece protocolos al respecto, esa dificultad se incrementa.

Un buen descanso hará que la productividad aumente junto la retención de los colaboradores. Si queremos compromiso es necesario tener confianza y dejarles espacio. Ninguna relación puede crecer si es tóxica y dependiente a todas horas.

Lo primero que tenemos que considerar antes de realizar todas estas acciones es el sentido común. Para crecer necesitamos confianza, aire y espacios comunes. Formar parte de un equipo va más allá de una videollamada: se trata de compartir objetivos, trabajar en conjunto y relacionarse también en el ámbito personal, no solo hablar cosas de trabajo.

Tenemos, entonces, canales, mensajes y tecnologías de comunicación. Todas estas herramientas, combinadas, nos ayudan a seguir trabajando, pero un uso poco sensato puede terminar matando el compromiso y las ganas de los colaboradores. Restablecer la cordura es tarea de los gestores de talento y tú, en tu rol profesional, tienes la misión de estudiar dichas herramientas y definir cuándo es bueno recurrir a ellas y cuándo no. Lo importante es usar sin abusar, y para eso te toca reflexionar y poner límites.

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