Excel, el peor enemigo del equipo de Recursos Humanos

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El Excel es una buena herramienta para contabilizar y elaborar informes, no hace falta mencionarlo. Pero ¿qué pasa cuando se usa para los procesos de reclutamiento y se necesita mantener una base de datos de candidatos? ¡Es pésimo, el peor enemigo del reclutador!

El uso del Excel simplemente dificulta el trabajo en equipo y para esta actividad está obsoleto. Pero la nueva tecnología ha llegado para quedarse.

El escaso tiempo del reclutador

Hasta ahora, las áreas de RR.HH. han adaptado esta herramienta para sus propósitos, pero  más bien porque, en el fondo, no contaba con ningún programa específico para gestionar las necesidades de reclutamiento.

Pero siendo sinceros, el Excel se queda corto. Un ejemplo práctico: supongamos que todo el equipo de reclutadores debe entrar al documento compartido de Excel y añadir sus anotaciones; si el equipo es grande, cada reclutador dispondrá, como mucho, de un cuarto de hora para escribir todas las impresiones y evaluaciones sobre todos los candidatos entrevistados en la jornada.

Otro de los problemas habituales es que, debido a esa dificultad para compartir, cada reclutador acaba creando su propio sistema de gestión de base de datos. Eso provoca tener varios documentos circulando y no saber nunca cuál es el que está actualizado.

¿Cierto que ves reflejado tu día a día? Llega el CV de un candidato y lo almacenas en tu correo o bien en una carpeta de tu disco duro. Si tienes tiempo lo agregas a la Hoja de Cálculo. Pero si las circunstancias apremian y el candidato no ha superado la etapa, seguramente ni se plasme en la base de datos. Su perfil queda borrado

El tiempo es oro y en este rubro normalmente el tiempo no abunda. Pero aun así ocurre que si en unos meses se abre una vacante y ese candidato vuelve a enviar el CV, nadie tiene registrado que ya postuló en una ocasión anterior y si contactaste con él o no… y menos todavía el resultado de la selección

Toda esa información que reduciría el trabajo no se encuentra en la base de datos y debemos preguntar al resto de compañeros si ellos tienen el CV de esa persona. El tiempo invertido es mucho mayor y a veces uno prefiere volver a agregar ese perfil a la base de datos y evitar perder el tiempo buscando donde se encuentra la última versión.

¿Por qué se sigue usando Excel?

Es la eterna pregunta. ¿Por qué se usa una herramienta que no está diseñada para esas funciones?

Puede haber muchas respuestas, pero las principales son: porque es gratuito, por desconocimiento de otras herramientas, por continuar con lo que se hace “desde siempre” o porque la mayoría de los miembros la conocen y es mucho más rápido que aprender algo nuevo.

Son respuestas que perpetúan el problema porque suele ser más fácil seguir igual que propiciar el cambio. O al menos esa es la creencia popular.

No importa si tu empresa es pequeña o una multinacional. El Excel está obsoleto para reclutar y dificulta el buen funcionamiento del equipo, independiente de lo profesional que sea.

Una herramienta eficiente y de nueva generación

En anteriores posteos ya hemos hablado de esta herramienta. Aunque su nombre asuste, ya que es un Software, está diseñada para afrontar los problemas reales, diarios y actuales del departamento de RR.HH.

Para empezar, un software de reclutamiento permite automatizar el filtraje de CVs, lo que ahorra tiempo a los reclutadores y descarta a los candidatos que no cumplen con el perfil.

Esta herramienta hace seguimiento de los candidatos y envía comunicaciones personalizadas en cada fase del proceso, incluso cuando un candidato ha sido descartado.

El Smart Recruiting engloba todos estos procesos automáticos. Al eliminar tareas burocráticas, permite ahorrar tiempo, costos y aumenta la eficiencia del trabajo diario.

 El resultado es una base de datos actualizada, con evaluaciones de cada uno de los reclutadores que ha participado en alguno de sus procesos: un banco de talento para necesidades futuras.

Resultados desde el principio

Los beneficios de abandonar el Excel como herramienta de reclutamiento son claros, como hemos revisado. Podemos resumirlos así:

1. Creación de una base de datos propia y actualizada constantemente y que cumple con la Ley de Protección de Datos.

2. Acceso a los datos por parte de todo el equipo de forma simultánea, sin esperas.

3. Seguimiento de todas las fases y evaluaciones que ha superado un candidato.

4. Ahorro de tiempo en búsqueda de CVs y filtraje.

5. Automatización de comunicación con el candidato.

6. Dashboard con datos para la toma eficiente de decisiones.

Todos estos beneficios repercuten principalmente en los objetivos del departamento. El tiempo que se gana eliminando tareas o peleas con el Excel, se invierte en las personas y en trabajar en el Employer Branding.

Beneficios de contar con una buena reputación

En ciertos sectores, encontrar perfiles especializados y que encajen con nuestra compañía es difícil, pero existe una dificultad extra: que es el profesional quien decide si desarrollar su carrera en tu organización o no, con lo que se convierte en epicentro del proceso de selección.

Las ventajas de trabajar la reputación de marca empleadora son las siguientes:

  • Menor costo por contratación
  • Mayor base de datos de Talento
  • Menor tiempo invertido para cubrir una vacante
  • Empleados como embajadores de marca
  • Menor rotación del personal
  • Fidelidad de los trabajadores

Algunas veces es difícil aceptar los cambios, pero el temor que pueden provocar no se justifica cuando son para mejor. La tecnología puede ayudarte a mejorar el trabajo diario y evitar las tareas tediosas. Está claro que los procedimientos tienen que cumplirse de manera metódica, pero pasar el día rellenando formularios no es exactamente crear valor ni desarrollarte como profesional. Y a eso sí que hay que tenerle miedo.

Si quieres más información no dudes en visitar la página web de Sherlock HR.

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