Guía práctica para el regreso a la oficina

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Poco a poco, en 2 o 3 meses más, muchas oficinas, tiendas y fábricas van a comenzar a reabrir sus puertas físicas. Las empresas y los trabajadores ya tienen en mente la vuelta al lugar físico de trabajo y al equipo de Recursos Humanos le toca planificar, desde ya, cómo facilitar esta transición.

Aunque mucha gente ya tenga ganas de volver a la “normalidad”, lo cierto es que durante 4 meses hemos vivido situaciones de estrés y nos ha tocado adaptarnos al cambio con mayor o menor facilidad. Algunos profesionales han tenido la posibilidad de trabajar desde casa, otros no.

Sin embargo, todos tienen en común los nervios y el estrés de preparar la vuelta. Es necesario tener en cuenta los efectos psicosociales y desarrollar una estrategia para que la transición no sea abrupta ni traumática para los trabajadores.

¿Cómo va a ser la vuelta a los lugares físicos de trabajo?

Los psicólogos recomiendan establecer una agenda clara para planificar la vuelta. El acompañamiento y conocer las medidas de seguridad que ha tomado la empresa son claves para tranquilizarlos y garantizar su seguridad.

Aquí van algunos consejos:

  • Plantea un plan de seguridad para todos los colaboradores. Garantiza un espacio de trabajo con distancia entre las personas. Facilita el lavado de manos y establece pautas para socializar con los compañeros. Establece claramente qué medidas se están tomando por parte de la empresa y comunícalo con tiempo para que los colaboradores se familiaricen y estén más tranquilos con la vuelta.
  • Regreso por fases al centro de trabajo. Ten en cuenta las necesidades de la empresa y elabora una estrategia de vuelta según prioridades. Esto hará que la vuelta sea mucho más organizada y con menos riesgo para la salud.
  • Reorganiza la oficina, si es necesario, de manera higiénica. Higiene quiere decir holgura, aire fresco, comodidad. El espacio de trabajo siempre ha influido en la productividad de los trabajadores, ahora influye en sus expectativas de vida. Así que adecúa el sitio para hacer frente a las nuevas circunstancias.
  • Prepara un manual de reincorporación. Crea una check list para que los colaboradores vayan marcando todo lo que deben hacer al incorporarse.
  • Trabajo colaborativo. La pandemia tendrá varias puntas y durante un tiempo convivirán el trabajo remoto y el presencial. Asegúrate de que cada área de la empresa tenga las herramientas y las estrategias adecuadas para seguir trabajando con normalidad, aunque no toda la plantilla esté físicamente en el mismo lugar.
  • Crea horarios segmentados, con franjas de entrada y salida escalonadas para los trabajadores, así evitarás saturar los accesos y los transportes.

Forma a tus líderes para que acompañen al equipo

Una de las mejores formas de asegurarnos de que los trabajadores vuelvan a la normalidad sin mucho estrés (derivado principalmente de la incertidumbre) es que los líderes desarrollen nuevas formas de liderazgo.

Estos líderes deben saber inspirar a su equipo para afrontar estas dificultades y también motivarlos para que la vuelta no sea traumática.

Es importante fijar bien los propósitos de cada área e instaurar una estrategia con pequeñas metas que hagan que el equipo se sienta realizado.

El área de RR.HH. deberá facilitar estas nuevas claves de liderazgo. Una de las maneras más sencillas es ilustrando con casos de éxito, mostrando ejemplos concretos. Desde ya, recomendamos recopilar y leer artículos sobre cómo desarrollar acciones concretas, y discutir esta información con los liderazgos. Si todo resulta bien, a fin de año tendremos una situación similar a la de Europa actualmente. Lo ideal, entonces, es poner mucha atención a las medidas que se tomen en esos países, y sus resultados; así podremos preparar planes con meses de anticipación y, sobre todo, evitaremos lo que funciona mal.

Después del desgaste emocional de este año, es importante que los que están al mando de los equipos busquen fórmulas para implicar y estimular a sus integrantes.

Trabajo remoto y trabajo presencial, la convivencia

Otro gran reto presente en esta nueva “normalidad” es contar con equipos que siguen trabajando desde distintas localizaciones.

El 46% de los directores financieros encuestados por CFO Pulse asegura que están acelerando la puesta en marcha de nuevas formas de trabajo y automatización como parte de la adaptación a la nueva realidad.

La empresa debe plantearse qué sucederá con el trabajo desde la casa. Mientras tanto, la posibilidad de desarrollar el trabajo remoto permite que los que acuden de forma física a la oficina dispongan de más espacio y puedan mantener la distancia de seguridad.

Si durante la cuarentena ya se aplicaron y se asimilaron fórmulas para continuar con las reuniones, ahora eso no tiene por qué cambiar.

Sin embargo, hay que tener en cuenta en cuenta que cuando se hagan reuniones los que están en la oficina deberán seguir los protocolos de seguridad implementados. Los que sigan en modo home office deberán tener claro los horarios, las formas de trabajar y las herramientas para mantener el buen funcionamiento.

Tanto RR.HH. como las gerencias de cada área deben identificar fórmulas eficientes para mejorar la operativa de la empresa y, si es posible, digitalizarla.

Comprensión y humanidad para retener al talento

La cultura de la organización debe ser empática y tener en cuenta por lo que puedan estar pasando los trabajadores.

Habrá muchos sentimientos negativos, y las razones son evidentes. Duelo por la pérdida de seres queridos, temor al contagio, incertidumbre por el futuro, inseguridad sanitaria del transporte público… Mil cosas pueden pasar por su mente.

Intenta hablar con ellos y conocer qué tal se encuentran. Es muy positivo que identifiques cuál es el problema de cada persona y así buscarle a cada cual una solución. Indícales que es importante reducir los retos a acciones pequeñas y asumibles.

Acciones que puedes tomar para mejorar su salud mental:

  • Crear un grupo para los que vayan a volver el mismo día.
  • Facilitar herramientas para que hablen sobre cómo se sienten.
  • Programa progresivo para adaptarse poco a poco a los nuevos horarios.
  • Ayudar a conocer las medidas de seguridad, pero no sobresaturar con información extra.
  • Hacer un listado con las motivaciones para volver.
  • Permitir la desconexión fuera de su horario laboral.
  • Facilitar o promover actividades gratificantes al terminar como, por ejemplo, ejercicios de relajación, meditación, stretching…
  • Poner a su disposición medios de transporte que garanticen higiene y distancia física. Buses puerta a puerta bien ventilados y bonos por usar la bicicleta son algunos ejemplos.
  • Crear un sistema de “economato”, donde la empresa adquiere alimentos y artículos de hogar a precios mayoristas y luego los ofrece a los trabajadores a ese mismo costo, de ese modo se evitan desplazamientos y aglomeraciones, se estimula una vida sana y se mejora la economía familiar.

Los colaboradores tendrán en cuenta que la empresa piensa en ellos y antepone su salud a la productividad. Hoy en día, revertir la sensación negativa que quedó en los primeros meses de pandemia es vital para garantizar la vida de las empresas. Desde ya es primordial incorporar estos conceptos a la imagen de la empresa, como marca empleadora y como marca comercial. La mayor inversión está en empatía e imaginación. Adelántate, los beneficios de retención, productividad e imagen serán reales.

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