Los secretos para una entrevista infalible en la era digital

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La entrevista es la etapa decisiva en los procesos de selección. El propósito es acceder a información relevante del candidato para saber si reúne las habilidades necesarias para desempeñar la posición ofertada y formar parte del equipo.

En los primeros 90 segundos de la entrevista un tercio de los reclutadores ya saben si contratarán o no a un candidato. Esto lo dice un estudio a 2000 profesionales del área. Y el 40% afirma que si la persona no sonríe es razón suficiente para descartarlo.

La entrevista ¿sigue siendo una herramienta efectiva?

La tecnología abre un nuevo abanico para aumentar la productividad, promover el talento y fomentar la colaboración” dijo Tom Peters, experto en nuevas prácticas de gestión y excelencia empresarial, durante su ponencia en el World Business Forum de Madrid.

Los expertos no se ponen de acuerdo en la cantidad de entrevistas que son necesarias para saber si un candidato es idóneo para el puesto. Según el informe de Zety.com, 51% de los reclutadores creen que deben hacerse 3 entrevistas; otro 23% considera que hace falta entrevistarse con el candidato 4 veces antes de ofrecerle el puesto.

Son datos que ponen de manifiesto que la entrevista es de veras imprescindible en el proceso de selección. Pero, sin embargo, esta instancia resulta mucho menos eficiente de lo que debería ser, por errores recurrentes aunque evitables.

Veamos cuáles son estos errores. LinkedIn, a través de una encuesta a más de 9000 responsables de contratación, nos tiene la respuesta sobre cuándo deja la entrevista de ser eficiente:

  • Cuando no permite evaluar las aptitudes interpersonales del candidato.
  • Cuando no ayuda a identificar los puntos débiles de la persona.
  • Cuando prevalece la subjetividad del entrevistador.
  • Cuando los procesos son demasiado extensos.
  • Cuando el reclutador no ha preparado las preguntas lo suficiente.

 6 puntos para para conseguir una entrevista exitosa

Los problemas anteriores no son insalvables, pero debemos evitar que la entrevista caiga en ellos. Una entrevista exitosa siempre contemplará los 6 puntos siguientes:

1. Disponer de una estructura clara de la entrevista

2. Preparar la entrevista y definir las preguntas adecuadas

3. Captar todo lo que comunica el candidato: lenguaje verbal y no verbal

4. Controlar el tiempo y los temas a tratar

5. Dejar espacio al candidato para que pueda responder

6. Tomar notas para la evaluación

Grupos de preguntas para identificar a los mejores candidatos

Las mejores empresas usan estos 5 grupos de preguntas para poder identificar al mejor talento durante esta etapa.

1. Conocimiento de la empresa

El 47% de los reclutadores no quiere ofrecer un puesto al candidato si este no conoce la empresa. Un buen candidato es aquel que usa más de un canal para conocer y leer sobre la compañía.

Algunas preguntas tipo que puedes hacer son:

  • ¿Cómo presentarías la empresa a un cliente potencial?
  • ¿Cuál es la última noticia que has leído sobre nosotros?
  • ¿Has leído comentarios de otros trabajadores?

2. Habilidades específicas (hard skills)

Estas preguntas se centran en las habilidades técnicas y conocimiento que debe tener la persona para poder desarrollar el trabajo. Dependerán del sector y el puesto a cubrir. Para elaborar buenas preguntas que se centren en las habilidades técnicas, una receta eficiente es recurrir a otros miembros de tu organización. La interdisciplinariedad siempre aporta. Ejemplos de preguntas técnicas son:

  • ¿Qué hay que tener en cuenta al diseñar una web API? (en el caso de buscar un perfil específico de programación)
  • ¿Qué herramientas usas para hacer seguimiento de casos e incidencias? (para perfiles involucrados en el desarrollo de proyectos)
  • Cómo profesor, ¿cómo consigues construir un ambiente seguro y positivo en tus clases?
  • ¿Cuáles son las preguntas en las que basas tu prospección sobre nuevos clientes? (para perfiles de ventas)

En este punto es indispensable el uso de los Test de Habilidades que ofrece CompuTrabajo.

3. Habilidades interpersonales (habilidades blandas)

Las habilidades blandas son cada vez más importantes a la hora de contratar a una persona. El 62% de los reclutadores buscan específicamente las habilidades sociales de un candidato.

Recuerda que no hay ni buenas ni malas habilidades interpersonales, depende de cómo las use cada persona. Por ejemplo, si en el equipo hace falta un perfil motivador, este puede actuar dando instrucciones claras y precisas a su equipo, o bien dejándolo en libertad para inspirarle confianza. Son preguntas en el tono de:

  • ¿Qué harías si tu equipo rechazara todas tus ideas?
  • ¿Qué le dirías a un cliente molesto?
  • Cuéntanos una experiencia en la que no terminaste el trabajo. ¿Qué harías de distinto?

4. Encaje en la empresa (misión, visión y valores)

Las preguntas deben ir enfocadas a saber si la persona encaja en la cultura de la empresa, independientemente del área donde trabajará. No pierdas de vista los valores de la empresa, para que configures ejercicios alrededor de estos temas.

Es esencial que estas preguntas se realicen a todos los candidatos, independiente del cargo al que postulan. Para ello, deben estar en la guía o kit de entrevistas, de modo que se hagan en todos los procesos.

Hay empresas en las que otros colaboradores ajenos al área de Gestión de Talento se encargan de recibir a los candidatos y hablar con ellos, a modo de anfitriones. De esta manera, la persona está cómoda, ya que la entrevista aún no ha empezado oficialmente, y muestra su personalidad: así, el colaborador puede adjuntar sus notas en el perfil del candidato.

5. Encaje en el departamento

Cada equipo llega al éxito por caminos diferentes. Es importante que el líder del equipo te comunique cuáles son las características de los miembros de su equipo y qué necesita del candidato para que se adapte y se sienta feliz en el puesto.

Define las preguntas que te ayuden a valorar las afinidades, como por ejemplo:

  • Explícanos un proyecto que hayas realizado en grupo. ¿Qué rol tenías?
  • ¿Cómo te imaginas un día de trabajo normal?
  • ¿Qué esperas de tus compañeros de equipo?

No debes olvidar las preguntas de seguimiento que te permiten saber los cómo y los porqué.

Kit de entrevistas: la estrategia para aunar criterios

Esta funcionalidad se encuentra en Sherlock, el software de reclutamiento de nueva generación que automatiza los aspectos rutinarios del proceso de reclutamiento. Pero antes de entrar en detalles, acotaremos los parámetros para realizar una buena entrevista:

  • Define los objetivos de la entrevista
  • Trabaja con un formato estándar para todos los candidatos
  • Crea criterios unificados de evaluación área por área
  • Da feedback a los candidatos y reclutadores durante todo el proceso.

El Kit de entrevistas es una herramienta que reduce los posibles sesgos subjetivos y agiliza los tiempos para cubrir una vacante. Además, facilita dar con el candidato adecuado, a la vez que mejora la coordinación entre el equipo de reclutadores durante un proceso de selección.

El Kit es imprescindible al momento de gestionar las tres etapas de la entrevista: antes, durante y después. Por esta razón, en los mercados desarrollados ha tenido tanto crecimiento la inversión en herramientas innovadoras de reclutamiento: no menos de 56% de los profesionales del área, según el informe de Linkedin sobre tendencias globales de reclutamiento,

¿Qué nos permite hacer el Kit de entrevistas?

a) Definir las preguntas al detalle y elaborar el listado de áreas que se tratarán

Este listado permite que cada candidato sea evaluado en las mismas condiciones y responda a las mismas preguntas, independiente del entrevistador.

La estandarización te puede ayudar a evitar prejuicios o discriminaciones: sin ir más lejos, darle la misma oportunidad a cada candidato sin que los 90 segundos iniciales hagan caer en lo subjetivo.

b) Acceder a la información del candidato

Todas las personas entrevistadas estarán en la base de datos, en la carpeta de candidatos. Durante toda la instancia de selección tendrás acceso a su información como, por ejemplo, foto, datos personales, experiencia, formación, grado de adecuación, CV y pruebas realizadas durante el proceso.

c) Acceso rápido a la oferta de empleo concreta de cada proceso de selección

Es probable que tengas más de una vacante abierta. Esto hace que a veces resulte difícil acordarse de cómo era la job description. Gracias al Kit puedes consultar en todo momento la descripción de la vacante, las habilidades requeridas, los beneficios y la remuneración ofrecidos.

d) Agendar la entrevista

El kit facilita la coordinación entre los miembros que forman parte del proceso. Permite definir las etapas, asignar tareas entre los diferentes compañeros y agendar las entrevistas.

Para mayor comodidad de los reclutadores, las entrevistas aparecen calendarizadas tanto en el software como en el correo del trabajo.

Lo mejor es que en el correo aparecen los datos y un link para acceder directamente al kit de entrevistas de esa vacante. Así, mientras te diriges hacia la entrevista puedes repasar las preguntas y la información del candidato.

e) Tarjeta de Evaluación

Crear un sistema de puntuación permite medir la satisfacción que obtienes con las respuestas. El uso de las mismas preguntas y del mismo sistema de evaluación asegura evitar el sesgo y que resulte más fácil comparar las respuestas, y así decidir objetivamente quién encaja mejor.

Además, permite añadir notas en cada respuesta que haya dado el candidato, de modo que el resto de tu equipo las pueda consultar.

f) Automatización de la candidatura y de las comunicaciones

Al usar un software de reclutamiento se pueden automatizar partes del proceso. Desde elaborar los pasos para cubrir la vacante a, por ejemplo, que un candidato pase de una etapa a otra si un reclutador le da el OK.

Conjuntamente, durante todas las etapas puedes elaborar mensajes personalizados y automáticos. Esto hará que la experiencia del candidato sea positiva ya que lo estarán teniendo constantemente informado sobre cómo avanza su candidatura.

Beneficios

Los beneficios de usar un Kit de Entrevistas son tantos que merecen una recapitulación:

  • Criterios unificados: elaborar una guía para hacer las entrevistas hará que todos los candidatos sean evaluados por los mismos criterios, evitándose el sesgo subjetivo.
  • Evaluaciones ágiles: ya no es necesario que el reclutador tenga que repletar carpetas de formularios, puesto que ahora podrá puntuar al candidato de forma visual e intuitiva. Hay espacio para añadir notas, de modo que todos los miembros del equipo de RR.HH las puedan consultar.
  • Base de datos actualizada y compartida: adiós al Excel y a las carpetas personales. Esta herramienta permite crear y mantener una base de datos de todos los candidatos, que se actualizará de forma automática y a la que todo el equipo podrá tener acceso.
  • Análisis de los resultados: un dashboard nos dará la información del tiempo invertido en cubrir una vacante, qué entrevistadores han realizado más procesos, cuáles son canales por los que llegan los candidatos óptimos, etcétera.

Si estás interesado en saber más sobre Sherlock, no dudes en contactar con nosotros.

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