Metodología Agile en el departamento de Recursos Humanos

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Este artículo quiere dar respuesta a las preguntas que han surgido sobre la posibilidad de implementar la Metodología Agile en el área de Recursos Humanos.

Consideremos, para empezar, que el mundo ha cambiado mucho en estos últimos 20 años. La revolución de las tecnologías de información, internet y las nuevas formas de trabajar han producido un contexto digital donde el uso de la metodología Agile es altamente beneficiosa.

¿Qué es la Metodología Agile?

Cuando hablamos de metodologías ágiles nos referimos a todas aquellas acciones que implementan métodos que facilitan la coordinación de equipos y la gestión diaria del trabajo.

Estas acciones refuerzan y fortalecen el compromiso de los colaboradores y permiten aumentar la productividad, algo que de otro modo sería difícil.

El objetivo de esta metodología es hacer que las tareas diarias se realicen de forma flexible, autónoma y eficaz, reduciendo los costos y aumentando los beneficios de manera exponencial.

Esta metodología acaba derivando casi en una filosofía de trabajo, que consiste en “trocear” un proyecto para poder completarlo y finalizarlo lo antes posible y de forma colaborativa entre todos los miembros del equipo.

El uso de esta metodología en la gestión de proyectos

Los equipos de desarrollo y programación de muchas empresas se dieron cuenta de que la forma de trabajo tradicional retrasaba mucho la entrega del producto final y buscaron optimizarla, hacerla más “ágil”.

La buena noticia es que esta manera de trabajar se puede extrapolar a todas las áreas de la empresa, obteniendo resultados similares. Cuando la aplicamos a la gestión de proyectos el resultado que se busca es la coordinación entre los miembros, el desarrollo eficaz y óptimo del proyecto y la consecución del objetivo sin la necesidad de invertir grandes sumas de dinero.

La Metodología Agile nació de la mano del desarrollo de software, para facilitar los procesos de trabajo, comunicación y trabajo colaborativo. Lo que se buscaba era eliminar las tareas repetitivas para así ganar tiempo e invertirlo en otras tareas de mayor valor. ¿Te suena familiar este objetivo?

Los beneficios de la Metodología Ágil

  • Ayuda a ahorrar tiempo y costos: se trata de implementar un modelo flexible pero que conoce las metas fijadas. El ahorro de tiempo y costos proviene de la posibilidad de automatizar tareas y de amoldarse rápidamente a la demanda.
  • Permite trabajar más rápido: el software es el responsable de acelerar los procesos y que estos sean más eficientes. Mientras tanto, gracias a los reportes continuos el trabajo que se desarrolla permite al resto del equipo participar y mejorar.
  • Trabajo colaborativo: uno de los principales problemas es que los equipos están formados por profesionales de múltiples disciplinas o que incluso no están en la misma oficina o ciudad. Esto produce la necesidad, que este método satisface, de coordinarse e implementar procesos de trabajo donde todo el mundo sepa qué debe hacer y cuándo hacerlo.
  • Análisis y detención de errores: Al recopilar datos, este método cumple con una función esencial a cualquier trabajo.

La Metodología Agile en Recursos Humanos

Para implementar esta metodología en el área de Recursos Humanos de la empresa, es necesario fijar objetivos y, para conseguirlos, establecer procesos y “trozos” de estos.

Dada la carga de trabajo adicional que esto supondría, versus los beneficios obtenidos, a primera vista esta implementación resulta poco realista. Sin embargo el desarrollo de ciertos softwares ha posibilitado que equipos de distintas áreas puedan trabajar con esta metodología.

Por ejemplo, en el campo de los RR.HH., la necesidad creciente de gestionar una cantidad incesante de CVs y de filtrarlos ha hecho que la metodología ágil también intervenga en los procesos de selección.

El uso de un software hace que se ahorre tiempo: concretamente, 47% del tiempo que se invierte en el filtraje de CVs.

Pero no solo en esta operación. En general, sobre todo, las vacantes pueden cubrirse mucho antes; de hecho, según algunos estudios el uso de un software de reclutamiento permite un ahorro de entre un 50 y 75% del tiempo.

Ante la pregunta de cómo se logra esto, la respuesta es sencilla: gracias a sus funcionalidades y a la posibilidad de repetir el proceso una vez creado.

CompuTrabajo colabora en exclusiva con Sherlock, el software de reclutamiento de nueva generación.

Funcionalidades de Sherlock HR

Sherlock está pensado para apoyar el trabajo cotidiano del equipo de RR.HH. y crear procesos eficientes para encontrar al candidato que mejor se adecue tanto al cargo ofertado como a la empresa.

Sus funcionalidades permiten acortar los procesos de selección y obtener grandes resultados sin la necesidad de aumentar los costos.

  • Multipublicación: esta herramienta permite publicar una vacante en más de un canal. Eso representa de inmediato un ahorro de tiempo, ya que el reclutador no necesita ingresar, uno a uno, a cada portal o canal, sino que desde un solo panel puede decidir en qué fuentes publicará la oferta.
  • Career site y Social Recruiting: la integración con tu propia página de “trabaja con nosotros” hará que esa multipublicación se extienda a la web de tu empresa y a tus redes sociales. Esto es importante porque ha aumentado el uso de las redes sociales como lugar donde buscar empleo, sobre todo entre la generación Millennial y la Z.
  • Automatización del proceso o Smart Recruiting: se pueden crear procesos para que los candidatos vayan pasando por las diferentes fases de forma automática. Para hacerlo se pueden usar las killer questions, los test de idiomas, los test de asertividad y los de grado de adecuación. De este modo, al crear reglas predefinidas puedes hacer que una persona llegue a la entrevista sin haber invertido tiempo en sus fases iniciales.
  • Kit de entrevistas: para evitar la subjetividad, el kit de entrevistas permite crear un conjunto de preguntas que se harán a todos los candidatos. Además, existe la posibilidad de contar con fichas de evaluación para que todos los candidatos reciban su puntuación bajo criterios unificados.
  • Comunicación automatizada y personalizada para candidatos y reclutadores: el reclutador puede crear mensajes personalizados y automáticos para informar al candidato sobre cómo avanza su proceso. Del mismo modo, también se pueden definir las notificaciones y avisos del gestor. Por ejemplo, si un gerente de área te asigna un proceso a una entrevista, te llegará el mensaje al correo y te permitirá adjuntarlo al calendario. De este modo la gestión del proceso es más sencilla y la comunicación más fluida.
  • Programa de referidos: la posibilidad de implementar de forma fácil un programa de referidos y poder hacer seguimiento. Sherlock permite saber quién ha recomendado a quién y cuántos de estos han sido contratados.
  • Base de datos propia y actualizada: todo candidato que haya participado en un proceso formará parte de la base de datos y habrá un historial de sus acciones, así como de los test realizados y las anotaciones realizadas por cualquier miembro del equipo. Esta base podrá ser consultada por cualquier miembro con autorización.
  • No duplicación de CVs: el software detecta cuando se duplican los candidatos y avisa al equipo para que estos decidan con qué fuente prefieren quedarse o bien optan por mezclar ambas fuentes para obtener la versión más completa.
  • Data Driven: todas las acciones pueden ser analizadas. En el panel de reporte encontrarás información del número de vacantes abiertas, los canales que más candidatos ofrecen y los que reportan perfiles de mayor calidad, y también datos sobre el equipo como qué reclutador tiene más procesos abiertos o cuál es el que ha cerrado más vacantes.

La tecnología abre muchas posibilidades y reduce el tiempo dedicado a las tareas rutinarias. Esto permite que el reclutador focalice su energía en tareas de mayor valor, como pueden ser los programas de retención o el cuidado de la reputación de marca empleadora.

Lograr la coordinación y la consecución de objetivos está resultando más fácil. Es la consecuencia más visible de la llegada de la metodología ágil y de los softwares al mundo laboral.

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