Mide la productividad de tus colaboradores en Home Office

Hasta hace unas semanas, para muchas organizaciones escuchar el término “Home Office”, representaba un cúmulo de dudas e inquietudes acerca de la productividad de los colaboradores. Era algo que se discutía pero que, en la Matriz de Eisenhower, tendía francamente a quedar abajito y a la derecha. Pero ahora, de sopetón, con la llegada del Virus Covid-19 esta modalidad de trabajo pasó de ser una posibilidad a largo plazo a una necesidad inmediata.

Ahora bien, preguntémonos qué es lo que generaba reticencia por parte de las empresas. Lo principal es que en muchos casos resulta difícil poder corroborar que los trabajadores respeten efectivamente las reglas establecidas por la organización empleadora y cumplan cabalmente con los objetivos asignados. Pero la verdad es que sí es posible evaluar el desempeño a distancia de los miembros de tu equipo. En este artículo te contamos cuáles son los parámetros que debes tomar en cuenta.

Establece tus métricas

Para poder obtener un estado real de la situación de tu empresa, es de suma importancia establecer una medición de resultados en trabajo remoto. Esta medición se ejerce a través de dos vertientes principales:

  1. Métricas de Negocio
  2. Métricas Humanas

Métricas de Negocio

Estas se utilizan para cuantificar y monitorear el correcto funcionamiento de todas las áreas de una empresa que, en gran medida, opera a través del trabajo remoto.

1.- Satisfacción del cliente. Este es uno de los indicadores clave de rendimiento dentro de cualquier organización. Puedes lanzar encuestas de satisfacción del cliente cada determinado tiempo o bien, si se trata de un área de atención a clientes, puedes redirigirlos a contestar un breve cuestionario que te dará un mapa completo de que las cosas marchan bien en lo que respecta al del servicio que tus colaboradores les están brindando a los clientes..

2.- Tiempo trabajado. Hoy por hoy, existen diversas aplicaciones de bajo coste que permiten tener un control del tiempo real que el colaborador ocupa para realizar todas sus tareas relacionadas con sus objetivos laborales.

3.- Nivel de facturación. Esta métrica podemos medirla de forma mensual, semanal o diaria. Llevar con los equipos comerciales un seguimiento de objetivos contribuye a mantenerlos motivados y claros en los resultados que se esperan de ellos. Llevar un conteo del número de visitas virtuales a clientes es una buena forma de entender los números que se han alcanzado en una fuerza de ventas.

4.- Resultados por proyecto u objetivo. Parte de la nueva cultura organizacional de una empresa consiste en medir el desempeño de las personas por sus resultados, es decir, por los alcances que puedan llegar a tener e impactar positivamente en la compañía. Para tener un mapa más claro de estos resultados obtenidos, es necesario que los líderes supervisen la actividad de su equipo y que sobre la marcha se presenten avances del proyecto para tener un panorama más claro de cómo van evolucionando las cosas.

Métricas Humanas.

Dentro de las áreas de Gestión de Talento también existen métricas específicas que nos pueden dar un panorama amplio del estado de las cosas en estos tiempos de contingencia. Estas son:

1.- Engagement. El compromiso de los trabajadores con su organización empleadora es un factor clave en estos momentos en que la distancia se ha convertido en una limitante. Las reuniones individuales vía remota y las entrevistas de salida pueden ser medios efectivos para corroborar que en nuestras empresas habitan colaboradores comprometidos con la causa.

2.- índice de satisfacción con el trabajo remoto. Hoy más que nunca, abrir canales de comunicación con nuestros colaboradores es una tarea que no debemos perder de vista, pues pese a la distancia, hoy debemos estar cada vez más cerca. Invita a tus líderes a que se involucren más con el estado de ánimo de las personas y a que abran un espacio de expresión para ellas.

3.—Nivel de energía y espíritu del equipo. Sensibilizar a cada uno de los miembros de nuestros equipos de trabajo acerca de la situación que estamos viviendo, es un deber fundamental. Es muy importante llamarlos a que hagan conciencia de que hoy necesitamos redoblar esfuerzos y no permitir que el trabajo cese.

4.- Trabajadores enfermos o con COVID. Por muy duro que parezca, es una realidad que en todas las empresas existe un riesgo latente de que parte de nuestra fuerza laboral enferme. Y cuando esta situación ocurre, invariablemente puede llegar a mermar los niveles de productividad dentro de la organización. Es de suma importancia que desde las áreas de Recursos Humanos llevemos un seguimiento detallado de este tipo de casos, también con el objetivo de brindarles todo el apoyo que necesiten.

Herramientas para medir resultados del trabajo remoto.

Actualmente, el mercado ofrece diversas aplicaciones para poder gestionar de manera remota tanto a nuestras empresas como al equipo que las conforma. Las que te presentamos a continuación son de bajo costo, ya que la inversión va de los 7 a los 30 dólares mensuales.

1.- Basecamp. Actualmente tiene más de 3 mil empresas inscritas. Es una herramienta útil para equipos que organiza proyectos de forma sencilla y eficaz. Es efectiva sobre todo para las pymes.

2.- Harvest. Es una herramienta bastante potente para el manejo de horarios, que se mantiene vía web. A través de ella se pueden gestionar reuniones, administración, búsqueda de información, etc.

3.- Jira Software. Es una herramienta en línea para la administración de tareas de un proyecto, que permite dar seguimiento a errores e incidencias, así como controlar la gestión operativa de los proyectos puestos en marcha desde nuestras empresas.

4.- Crossover. Este programa comercial permite ejecutar aplicaciones populares de Windows en un sistema Linux o Mac.

5.- Jell. Esta aplicación te ayuda a diseñar objetivos y realiza check-ins de las personas. Es importante destacar que Jell te permite conocer cómo va evolucionando el incremento, tanto en las ventas como en la utilidades.

6.- Weekdone. Mide la satisfacción en trabajo remoto que tiene el trabajador, así como el espíritu y el nivel de energía del equipo. Lo anterior permite a las empresas manejar un panorama más claro de la sanidad del equipo y de cada una de las personas que lo conforman.

¿Por qué es importante controlar el pulso de tus trabajadores?

Parte de las aspiraciones de un área de Recursos Humanos es aportar un valor añadido a la empresa que representa. Esto se logra a través herramientas que pasan por el control del tiempo y llegan hasta la selección de mejores candidatos y la conformación de los equipos. Hoy en día el talento humano es el instrumento que todo negocio necesita para asumir los desafíos y cambios que estamos viviendo de manera súbita e inesperada.

Para poder hacerle frente a este reto, existen herramientas como HolmesHR, que te permitan estar cada vez más cerca de tus colaboradores, no solo para medir sus niveles de productividad, sino también para conocer su parte más personal.

Hoy por hoy HolmesHR cuenta con herramientas muy poderosas de gestión y comunicación como:

1.- Red social Corporativa. A través de este medio podemos difundir mensajes corporativos para hacer que los colaboradores conozcan de las acciones que estamos emprendiendo a nivel empresa. En el caso de esta contingencia, podremos comunicar tanto las medidas para hacerle como los próximos pasos que se darán para salir adelante.

2.- Encuestas de clima organizacional.

3.- Buzón de sugerencias. Este es un espacio donde los colaboradores pueden expresar cualquier tipo de inquietud, con la seguridad de que la premisa básica será la confidencialidad.

4.- Gestión de Proyectos. Con esta funcionalidad se permite a los equipos asignar los proyectos a cada una de las personas involucradas y desgranar los subproyectos, así como estipular las horas dedicadas a esta actividad. Lo anterior permite a la organización tener clara la rentabilidad y las horas reales dedicadas a cada proyecto. Además, se puede fichar de forma interconectada, de acuerdo con todo lo que la empresa decida habilitar.

En este periodo de trabajo remoto obligado, HolmesHR también nos podrá ayudar a tener un control horario de nuestros colaboradores, ya que a través de la herramienta pueden chequear sus entradas, salidas y permisos tales como las visitas médicas. Asimismo, se puede programar la geolocalización a través del teléfono y el computador.

Establecer una cercanía con nuestros colaboradores resulta en este momento una necesidad que debemos atender de forma inmediata. Convierte a la tecnología en tu mejor aliado y no bajes la guardia. Nuestra principal responsabilidad actual es garantizar el futuro de nuestras empresas y el bienestar de todas las personas que habitan en ellas. La salud y la sustentabilidad son ahora nuestro mayor valor agregado. Sumémonos, todo va a salir bien.

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