Reinventa tus encuentros. Workshops virtuales

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El cambio ya llegó. El mundo se estaba moviendo aceleradamente y los últimos eventos han sido un empujón definitivo. Uno de tantos efectos de la propagación del virus COVID 19 y su forzoso distanciamiento físico es que está fomentando en nosotros un cambio de piel, una nueva forma de trabajar. Las relaciones remotas se han convertido en parte de nuestro día a día y con ello viene acompañada una reinvención en la que todos estamos incluidos.

Parte de la transición que estamos viviendo se verá reflejada en los eventos corporativos, espacios que como empresas hemos aprovechado para estrechar lazos con nuestros clientes y que tanto aportan valor a nuestras estrategias de comunicación. Hoy esos encuentros deberán pasar de lo presencial a lo virtual, al menos por un tiempo.

¿ Qué es un workshop online?

Definimos workshop como un taller de trabajo intensivo, cuya organización se centra en la comunicación de noticias de carácter relevante, pero también en desarrollar talentos o habilidades en los asistentes. El acento de todas estas actividades está en que vayan íntimamente ligadas con temas relacionados con nuestra marca.

Esta es la instancia perfecta para generar un acercamiento real con nuestros clientes y así lograr un intercambio de información valiosa, mejorando de paso la reputación de nuestro negocio. A través de esta práctica se puede llegar a ampliar el panorama de las fortalezas y debilidades de una organización.

Ahora bien: ¿de qué manera podemos trasladar esta práctica al mundo virtual para obtener los resultados esperados? En CompuTrabajo te mostramos cómo construir tu estrategia paso a paso.

1.- Estructura tu contenido. Este es el primer paso que deberás de dar para poder organizar un workshop online. Se trata del momento previo en que debes definir cuáles son los temas a tratar y quiénes serán los instructores o ejecutores de la actividad, así como la segmentación del workshop, es decir, la cantidad de bloques que lo conformará

Es de suma importancia que en esta planificación incluyas la duración, que no deberá de extenderse más allá de 2 o 4 horas, dependiendo de la carga de información que quieras transmitir. Si la extensión de tu workshop es de 4 horas, puedes proponer a tu audiencia segmentarlo en dos partes, es decir, 2 horas por la mañana y dos por la tarde. Recuerda que lo estás impartiendo en modalidad online y 4 horas seguidas frente a la pantalla pueden hacerse muy pesadas para ellos e incluso mermar su atención.

2.- Define el tema a tratar. Cuándo ya tengas definido qué hacer, con quiénes y cómo, será necesario que centres tus energías en elegir el tema. Para ello es crucial que decidas a qué tipo de profesionales quieres dirigirlo, pensando en que el mensaje enviado debe resultarle relevante a tu público específico y ser capaz de despertar su interés.

La clave del éxito en la elección del tema radica en salir de lo común. Será primordial que descartes todos los temas de los que todo el mundo habla y te enfoques en lo que nadie o quizá muy pocos han abordado. Aléjate de lo convencional, acércate a lo innovador y no olvides compartir casos de éxito que avalen tu línea discursiva. Los logros medibles y palpables siempre marcan la diferencia en términos de credibilidad.

3.- Identifica a tu público. Ya teniendo definido el tema, debes centrarte en elegir el tipo de perfil que te gustaría que tuvieran las personas que acudan a este encuentro online. Aplica selectividad e invita solo a aquellas personas que creas que pueden aportar valor a la causa que estás persiguiendo.

La diferencia entre un workshop y una conferencia es la participación activa de las personas. Por eso la recomendación es que pases de lo masivo a lo íntimo, es decir, procura tener el número de asistentes preciso para que se genere un clima de retroalimentación: las multitudes online no son buena opción para este tipo de actividades.

4.- Define el objetivo de tu workshop. Tener un objetivo claro es parte fundamental para lograr medir nuestras metas. Piensa si este ejercicio está dirigido a mejorar el branding de tu marca o la del profesional al que estás convocando, cualquiera de los dos ejes resultará completamente válido.

5.- Genera el material de apoyo preciso. Para lograr ejecutar un buen workshop, siempre debes procurar tener disponible material de apoyo contundente en cantidad y calidad, que te ayude a llevar a cabo la sesión. Puedes utilizar guías o manuales de uso, o bien elementos multimedia.

Entre más material visual de impacto utilices, mejores serán los resultados. Una regla de oro es que todo material utilizado debe ser súper sencillo de aprender y, al mismo tiempo y sobre todo, debe fomentar la concentración grupal e individual de la totalidad de los asistentes.

6.- Promueve tu workshop. Antes de que eso suceda debes determinar la modalidad del mismo, es decir, si será gratuito o pagado. Si tu intención es ofrecer un conocimiento muy técnico, puedes considerar cobrar una tarifa a los participantes. Sin embargo, si lo que estas buscando es posicionar tu marca y tu nombre en el mercado, ofrecer una sesión gratuita te puede sumar muchos puntos que en un futuro cercano pueden ayudarte a acrecentar tu cartera de clientes.

Para la difusión de tu workshop puedes utilizar la herramienta del email marketing para convocar a tu público objetivo con una segmentación muy bien definida. También, dentro de las distintas redes sociales como LinkedIn, Facebook e Instagram, puedes dirigirte a pequeños grupos y plantear el tema a tratar. No olvides incluir una landing page y un formulario para que puedas seguir ampliando tu base de datos.

7.- Prepara un entorno de grabación atractivo. Un punto medular para echar a andar tu workshop de la manera que tú y tu audiencia esperan, es generar una experiencia grata para ella. Esto lo puedes lograr si eliges un espacio que sea similar al de un estudio, que tenga una muy buena iluminación y sin ruidos externos. Los asistentes te lo agradecerán.

8.- Construye confianza en la ejecución. Tanto en el trabajo como en la vida misma, parte de la consolidación de cualquier proyecto, se basa en que cada persona que participa en él asume roles distintos. La efectividad de un workshop radica en la capacidad que tengamos de trabajar activamente, es decir, sin eruditos ni expertos a priori sino con personas dispuestas a construir un proyecto en común, ya que lo que siempre se busca es resolver un problema o potenciar un talento.

Puede suceder que algunas personas se sientan intimidadas frente a la cámara. Dales la confianza para que expresen sus ideas libremente y que compartan su aprendizaje pensando en un bien común.

9.- Recoge el feedback de tus asistentes. Conocer las impresiones de las personas que han asistido a tu workshop te otorga una especie de faro que podrás utilizar para trabajar en tus áreas de oportunidad y ofrecer una mejor experiencia a los grupos que se generen más adelante. De paso puedes medir los resultados y ver si estos te acercan al objetivo que te habías impuesto.

10.- Certifica a tus asistentes. Ofrecer a tus asistentes un documento que acredite que han participado en tu workshop le entregará a tu curso credibilidad adicional. Los profesionales que participen en él se sentirán motivados a referirte nuevos participantes que a la larga pueden convertirse en tus clientes.

Convierte la distancia en tu mejor aliada

Desde hace ya largo tiempo que los talleres de esta modalidad son fuente de motivación para todas las personas que tienen acceso a estos espacios. Para potenciar los tuyos, puedes invitar a una persona experta a que se les sume, con lo que les agregas un valor diferencial. Hasta hace un par de meses estas actividades estaban reservadas a las empresas con capacidad de disponer de un espacio físico y que ya contaban con cierta imagen de marca que convencía a los invitados a desplazarse a un lugar donde estarían una jornada completa. Ahora la cosa es distinta. Atrévete a derribar la barrera de la distancia y demuéstrales a las personas que hay formas distintas de comunicarse sin dejar de aprender y de enriquecerse.

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