Vacaciones de fin de año: ¿cómo gestionarlas mejor?

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Ya falta poco para diciembre y Recursos Humanos se pone en campaña para navidad y año nuevo. En este momento, todas las personas que nos dedicamos a la gestión del talento estamos planificando las vacaciones de los trabajadores, los beneficios adicionales y los eventos virtuales para fomentar el trabajo en equipo.

Estamos embarcados en esta lid con casi dos meses de anticipación porque, en realidad, no es lo más fácil del mundo.

Para una buena gestión de las vacaciones es crucial tener en cuenta los convenios y contratos, conocer el orden de prioridad y definir el calendario de vacaciones de cada trabajador. En empresas pequeñas esta labor puede ser más fácil; sin embargo, conforme se amplía el número de personas que trabajan con nosotros, la tarea requiere de más tiempo y gestión, así como de una planificación previa.

Tanto RR.HH. como las jefaturas de cada área de la organización deben asegurar la actividad de la empresa y dar respuesta a las necesidades reales de cada periodo vacacional.

Pero como cada área, por el trabajo distinto que se realiza en ella, tiene un sistema distinto para gestionar estos beneficios, esto acaba repercutiendo en los profesionales de Recursos Humanos. La cantidad de peticiones de última hora más el trabajo adicional que supone preparar el resto de tareas asociadas a la campaña de Navidad terminan abrumándolos. Barajar tantas necesidades distintas, sin hablar de los reemplazos, se hace cada vez más difícil.

Por esta razón es que han surgido alternativas para optimizar la gestión de personas, agilizando los procesos y facilitando la coordinación. Algunas se refieren a los procedimientos y otras a la tecnología.

A continuación te detallamos los métodos para sortear con éxito este último desafío del año.

Establece un orden de prioridad

Al momento de otorgar vacaciones, es necesario que la jefatura de un equipo dé ciertas directrices para evitar que el área quede vacía. Una de esas directrices puede ser un orden de prioridad, como el siguiente:

  • Antigüedad: los trabajadores que lleven más tiempo dentro de la empresa son los que primero podrán pedir los días que quieren de vacaciones.
  • Si hay trabajadores con hijos, es importante favorecer la conciliación familiar, de modo que puedan hacer coincidir sus vacaciones con el receso escolar.
  • Rotación: para evitar una sensación de favoritismo, la empresa puede establecer un orden rotativo para que no siempre sean los mismos los que elijan primero sus días.

Como profesional de Recursos Humanos es importante que tengas una estrategia al respecto y les dejes claro a las jefaturas de área cuál es la política que primará, para así evitar malestar o problemas a la hora de otorgar días libres.

Convenios y contratos

Es necesario que tengas en cuenta los contratos de los trabajadores. Si hay empleados que terminarán el contrato o tienen menos días de vacaciones, haz una nómina aparte para notificarles a los líderes de equipo.

Los convenios también deberán estar presente en la elaboración de la estrategia. ¿Cuántos días libres tienen por año? ¿Cómo se gestionan las horas extra? ¿Hay días de asuntos personales? ¿Hasta qué día pueden disfrutar las vacaciones del año natural?

Todas estas preguntas deben tener una respuesta clara y un plan de acción asociado. Esta planificación evitará conflictos o descuadres.

Calendario de vacaciones

Es importante crear un calendario de vacaciones. En ese calendario, separado por área, los líderes deberán tener en cuenta los periodos de mayor carga laboral, los feriados, los eventos programados o las semanas previas a dichos eventos.

Las vacaciones de todos los miembros de una empresa forman, pues, un diagrama bastante complejo. De hecho, resulta todo un reto tanto para los líderes de equipo como para el área de Recursos Humanos.

Hasta hace poco muchas jefes tenían sistemas distintos de planificar las vacaciones. Podía ser un listado elaborado a mano, una planilla Excel o anotaciones en su propio calendario de email.

Pero con la necesidad de gestionar trabajadores de distintas responsabilidades y ver a nivel global cómo queda la empresa, ese sistema se vuelve caótico. Por eso hay cada vez más organizaciones que usan un software de gestión de personas.

La mayoría de herramientas de gestión de talento tiene una funcionalidad para que cada colaborador sepa cuántos días de vacaciones tiene y haga las solicitudes directamente a su jefatura.

Las gerencias o personas encargadas podrán aprobarlas o rechazarlas según las consideraciones comentadas anteriormente. De manera gráfica y de un solo vistazo podrán revisar los días de todos sus colaboradores y sus solicitudes. Así, por ejemplo, si hay una semana donde resaltan muchas coincidencias podrá tomar medidas para que los días libres queden repartidos de manera más espaciada.

Observar esta información facilita muchísimo la tarea gerencial. Implementar una estrategia clara de asignación de vacaciones evita el descontrol del área o el malestar del equipo.

Cuando una persona siente que hay favoritismos o que la están ninguneando, esto puede afectar su rendimiento y productividad. El tema de las vacaciones siempre genera mucha controversia dentro de los equipos.

Y aquí hay una gran ventaja de las herramientas digitales: que con ellas es menos probable que se incurra en favoritismos o errores humanos, como decirle que sí a una persona y luego tener que comunicarle que es imposible que se tome esos días.

Experiencia de empleado

Como decíamos recién, uno de los principales problemas derivados de la gestión de las vacaciones son los conflictos internos. Estos se producen por tiranteces a la hora de escoger los días, así como por la percepción de que hay personas favoritas dentro de cada área.

En este sentido, insistimos, es muy importante que el área de gestión de talento establezca una estrategia clara al respecto y que esta pueda ser consultada de forma continua por los colaboradores.

RR.HH. es el equipo responsable de establecer el ciclo de vida de cada colaborador y la experiencia que este tiene dentro de la empresa. Por ese motivo debe sopesar cualquier acción que pueda implicar un conflicto interno.

Para apoyar esta misión, es necesario formar a los líderes para que sepan gestionar de forma equitativa el tema de las vacaciones y logren solventar cualquier problema derivado de estas solicitudes.

Será importante enseñarles, por una parte, cómo utilizar la herramienta con que estemos gestionando los días libres de los trabajadores y, por otra, la manera más correcta de comunicar por qué se ha rechazado una solicitud. La comunicación es clave para dar una buena experiencia a los empleados y mantener un clima laboral agradable.

Crear espacios comunicativos hará que los trabajadores se sientan cómodos y respetados. Para mantener vivo ese espacio, cualquier demanda de vacaciones debe realizarse a través del canal oficial: así se evitará que surjan los malentendidos o que las solicitudes se pierdan en el camino y no reciban nunca una respuesta.

El uso de la tecnología para gestionar las vacaciones será un alivio para las jefaturas, que dejarán atrás el caos de los Excel y de las agendas. Los profesionales de Recursos Humanos, por su parte, lograrán dedicar más de esta última parte del año a embarcar los mejores reemplazos y a aportar valor a las campañas de producción y ventas… y mucho menos a hacer calzar días libres. Vale la pena cambiar.

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